我沒有多聰明，但是至少還有自知之明。有些人連自己腦袋不清楚都不知道。應該多看看這種好文，加強邏輯思考。* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
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作文vs.報告
中山大學政治經濟學系副教授
會作文，不會報告？
根據我的觀察，不少大學生所以在表達溝通上缺乏組織與條理，一個非常重要的原因是他們對於職場上表達與溝通—不管是口頭還是書面—所要求的「結構化格式」 缺乏瞭解與訓練。台灣有許多大學生，在進入大學之前（甚至直到大學畢業之前），雖然有不少「作文」的練習，但是卻很少有寫「報告」的經驗，也因此對於「報 告的基本格式要求」相當陌生，而這些結構化的格式要求，卻正是職場表達溝通的基礎。
「作文」與「報告」有什麼不同？我們來看一個例子：今年大學指考的國文作文題目是「想飛」，而同一年學測的題目則是「雨季的故事」。在題意上，這些題目強調的都是表達個人感想、抒發內在情感、描述個人成長經驗，如果提及外在世界的話，也是著重世界跟自我的關係。閱卷老師的給分重點包括「切題」、「自身經驗 出發」、「文句流暢」；而在結構上，給分的重點則是「掌握起承轉合」。
如果一個年輕人長久習慣於這樣的作文方法與思考模式，而沒有受過多少關於「如何報告」的訓練，那麼，假設當他進入職場以後，被要求分析市場情況時，他可能會做出什麼樣的報告？
根據我看過學生報告的經驗，一個非常可能出現的情形是：報告者會先說他原來對市場情況有怎樣的看法；然後因為他看到或聽到什麼事情，讓他開始改變看法；但是因為有好幾種情況或說法出現，讓他跟著覺得有好幾種可能性；最後報告者可能還是不做出確切的結論，而是把問題丟出來，希望聽眾或讀者自己判斷。
另一個很可能出現的情況是：報告者也順便談一下自己在整個過程中的「心路歷程」，分享他的「心情小故事」，例如他在想要瞭解市場情況時遇到什麼困難，如何解決，而這中間又帶給他什麼啟發等等。
這樣的報告方法當然跟職場有求的「有組織、有條理」的報告有相當差距。但是如果有一個大學畢業生因為做出類似的報告，而被上司責備「報告格式不合基本要求」時，他很可能覺得惶然不知所措—因為在他的經驗中，他一直以為這種「國文作文」式的寫作方法就是標準的正式表達格式。
偏重「故事」與「比喻」的作文修辭訓練
問題出在哪裡？我的看法是，問題的很大一部份是出在我們的「國文考試用作文」其實是一種相當偏重「故事」與「比喻」兩種修辭元素的表達模式。
簡單的說，根據學者的歸納，在我們的表達溝通中，有四種主要的修辭元素，分別是「事實」、「邏輯」、「故事」、「比喻」。像是「想飛」或「雨季的故事」這樣的作文題目，在題意中就強調要多使用「故事」與「比喻」，而「事實」與「邏輯」的重要性則會被相對降低許多。
更重要的是，在國文考試作文評分中強調的「起承轉合」格式，其實是一種由「故事性」主導的表達模式。一個最基本的故事結構就是「起始狀況（起、承）→事件 發生（轉）→狀況改變（合）」，例如「很久很久以前，有一個灰姑娘，她的生活很不幸（起、承）→灰姑娘參加舞會，遇到王子（轉）→灰姑娘從此遇到幸福快樂 的日子（合）」。
回頭看看我們上面假設的「市場分析報告」的例子。在這個虛擬的例子裡，報告者正是遵循「起承轉合」的說故事結構，並強調「從自身經驗」出發。除此以外，如 同我們在上面那一篇得A高分的學測作文中看到的，國文作文也喜歡強調結尾的「餘音裊裊」（「我知道人不能飛，但我仍不放棄想飛的夢想」），而我們虛擬的報告例子也是如此—報告者列出好幾種可能，但不做出明確結論，而讓他的上司「回味無窮」—或者感到非常沒力。
改掉你在報告上的壞習慣
因此，在我個人的經驗裡，一旦開始要求學生做「正確的報告」時，往往需要矯正他們因為「只知作文，不知報告」而養成的許多習慣，而從頭建立一些重要的基本觀念。這些觀念包括：
第一、報告有要清楚的結構，才能節省大家的時間，進行有效率的溝通：在我們虛擬的「市場分析」例子裡，我們假設報告者對於「起承轉合」的作 文結構有基本掌握，但事實上，不少大學畢業生可能連對於什麼是「結構化的表達」都缺乏認識。職場上的表達溝通，不但要有結構，而且一般而言，這些結構是相 當固定的。為什麼大家要遵循這些固定的結構？原因很簡單，因為這可以節省大家溝通的時間，增進溝通效率。當你使用大家慣常使用的結構與格式進行溝通時，別 人才能預先知道你接下來要說明的方向，而不必好像在看魔術表演一樣，經常要猜測「到底這傢伙等一下又要從帽子裡變出什麼兔子出來？」
第二、職場上的專業報告結構跟「起承轉合」的說故事結構不一樣：專業報告重視的是「事實」與「邏輯」，它的結構重點是讓大家清楚知道「你要 回答的問題是什麼」、「你的結論是什麼」以及「你根據哪些事實與證據，推論出你的結論」。專業報告不只跟「說故事」很不一樣，而且說真的，除非你是老闆， 大家一般也對於你的「個人經驗」、「過程感想」、「心情故事」沒什麼興趣。
第三、先說明你要回答的問題：絕對不要讓大家一方面聽你的長篇大論，一方面還要猜測「他到底要回答什麼問題？」
第四、一開始就說明你的結論重點是什麼，而如果有好幾個重點的話，最好明確加以分點：專業報告結構跟「起承轉合」作文格式最不一樣的地方， 就是不把結論放在說明的最後（或者更糟的是，藏在說明的中間），而是在一開始就清楚表明。這有許多好處。首先，這讓你的聽眾或讀者能夠用最短的時間抓到你 整個報告的重點與價值；其次，這會起到「綱舉目張」的作用，當你把結論重點先分點說明出來，其實也就在協助你自己組織等一下進行逐點說明的報告結構；最 後，但是非常重要的一點是：這麼做可以強迫你自己先把報告想清楚，而不是「一邊講，一邊想到底這條路會通往何方」—我看過太多報告者在講了一個故事又一個 故事之後完全迷路，最後不知自己身在何處，更不要說知道如何總結。
第五、要有清楚的結論：你的老闆所以花錢請你，就是要聽到明確的結論與建議，而不是回答你提出的問題。如果你的結論只是提出好幾種可能性，然後要你的主管來做判斷的話，那你應該付他薪資。
第六、根據你提出的結論重點，逐點說明這些結論的內容意涵，以及你是根據哪些事實與證據推論出這些結論：不要擔心用「第一點」、「第二點」 的逐點說明方法看起來很死板，這種方法可以讓大家很快抓到你的表達組織與條理。而且事實上，除非你已經把你要說明的內容清楚想過一次，否則你會發現你沒辦法使用這看起來最為素樸簡單的格式。在逐點說明的時候，注意你的聽眾或讀者主要想知道的包括：「是什麼」（例如，如果你說「這一項產品獲利前景可觀」，那麼「前景」是多久？「可觀」是多少？）、「為什麼」（例如，如果你說「我們這一項服務需要改變」，是因為獲利下降？銷售減少？新服務類型的競爭？還是顧客反應？）、以及「會怎樣」（例如，如果你主張「我們應該改變某種流程」，那麼不改變會有什麼影響？改變會有什麼好處？）。
第七、「故事」與「比喻」有用，但是不能喧賓奪主：在遵守專業報告結構的前提下，適當運用故事與比喻，可以提高聽眾或讀者的興趣，某種程度也可以加強說服力。但是不應該讓片面、個案性質的故事取代一般性的事實，或者讓比喻與聯想取代嚴謹的邏輯分析。沒有公司應當根據「我鄰居的小孩最近開始喜歡某一種產品」或「這一項產品市場的春天已經來了」這樣的說法來進行決策。
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圖片來源： www.woo.se/jan%20cafourek%20logotype.html
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